Privacyverklaring

Privacyverklaring

Al uw gegevens worden met de grootste voorzichtigheid behandeld.
Waarom zijn wij al deze gegevens nodig?
Hieronder ziet u waarom wij de gegevens op het inschrijfformulier nodig zijn:

Volledige naam kind (verplicht) Volledige naam wordt op het zwemdiploma vermeld.

Roepnaam kind (verplicht) Zo spreken de zweminstructeurs uw kind aan.

Geslacht kind Persoonlijk voor het aanspreken van uw zoon/dochter naar u toe, tevens wordt er vanuit het systeem bij verjaardagen een persoonlijk kaartje gestuurd (de kaart is of een jongenskaart, of een meisjeskaart). U bent niet verplicht deze informatie in te vullen.

Geboortedatum kind (verplicht) Dit wordt vermeld op het zwemdiploma en is tevens een controle voor de leeftijd van uw kind voor aanvang van de zwemles.

Naam ouder / verzorger (verplicht) Voor het aanspreken van u/ correspondentie, tevens is uw naam nodig voor de gegevens op de factuur (uw kind is minderjarig).

Uw e-mail (verplicht)
= voor alle correspondentie, versturen van facturen & versturen van de nieuwsbrief met puur informatie over de zwemlessen.

Adres N.a.w. nodig voor factuurgegevens

Postcode N.a.w. nodig voor factuurgegevens

Woonplaats N.a.w. nodig voor factuurgegevens

Telefoon – Om contact op te nemen, bijvoorbeeld indien er een situatie voorkomt waarbij wij u direct nodig hebben, denk aan valpartij tijdens de les, ziek worden van uw kind tijdens de les, etc.

06-nummer ouder / verzorger 1 Om contact op te nemen, bijvoorbeeld indien er een situatie voorkomt waarbij wij u direct nodig hebben, denk aan valpartij tijdens de les, ziek worden van uw kind tijdens de les, etc.

06-nummer ouder / verzorger 2 Om contact op te nemen, bijvoorbeeld indien er een situatie voorkomt waarbij wij u direct nodig hebben, denk aan valpartij tijdens de les, ziek worden van uw kind tijdens de les, etc.

IBAN nummer Bij incasso nodig voor betaling van de facturen.

naam rekeninghouder Bij incasso nodig voor betaling van de facturen.

plaats rekeninghouder Bij incasso nodig voor betaling van de facturen.

Alle gegevens voor inschrijving worden:

In zwemscore maximaal 6 maanden na behalen van het laatste diploma bewaard. Hierna worden alle gegevens die in zwemscore stonden volledig verwijderd.
Indien u direct na afronden alle gegevens verwijderd wil hebben, kunt u een mail sturen naar administratie@zwemschoolborn2swim.nl U ontvangt dan binnen 2 weken een e-mail ontvangst en bevestiging van verwijdering retour. Nb: Dit kan alleen via mail, mondeling wordt niet geaccepteerd.

In ons boekhoudprogramma maximaal 7 jaar na behalen van het laatste diploma bewaard. (Dit is verplicht i.v.m. bewaartermijn van de belastingdienst). De gegevens worden op non-actief gezet na het behalen van de diploma’s. Wel worden de factuurgegevens (N.A.W) nog 7 jaar bewaard in mappen (in afgesloten kasten).


Zwemschool Born 2 Swim Zwemschool Born 2 Swim, gevestigd aan Graslanden 25
8152 HE Lemelerveld, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
https://www.zwemschoolborn2swim.nl Graslanden 25
8152 HE Lemelerveld +31627060215

Dianne Hoogenkamp-de Jager is de Functionaris Gegevensbescherming van Zwemschool Born 2 Swim zij is te bereiken via administratie@zwemschoolborn2swim.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken
Zwemschool Born 2 Swim verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Gegevens over u kind zijn/haar vorderingen in de zwemles in zwemscore
– Lijst met contactgegevens van de klant via een app
– Bankrekeningnummer
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Zwemschool Born 2 Swim verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:
– gezondheid
– gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via administratie@zwemschoolborn2swim.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Zwemschool Born 2 Swim verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van jouw betaling
– Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
– Zwemschool Born 2 Swim verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
Geautomatiseerde besluitvorming
Zwemschool Born 2 Swim neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Zwemschool Born 2 Swim) tussen zit. Zwemschool Born 2 Swim gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

– Zwemscore: persoonsgegevens (te wijzigen door u zelf), registratie aanwezigheid/afwezigheid van uw kind, registratie vorderingen van uw kind.
– Snelstart: boekhoudprogramma; persoonsgegevens en betalingsgegevens
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Zwemschool Born 2 Swim bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Bewaartermijn in zwemscore: Maximaal 6 maanden na afzwemmen van laatste diploma > Indien er toch besloten wordt in die termijn om nog een diploma/opfriscursus/onderhoudslessen te gaan volgen komen er geen nieuwe inschrijfkosten. Na 6 maanden worden de gegevens definitief verwijderd en dient er opnieuw ingeschreven te worden voor deelname aan lessen, hiervoor wordt dan weer inschrijfgeld in rekening gebracht.
Bewaartermijn in Snelstart: Inactief gezet na afzwemmen laatste diploma, verwijdering pas na wettelijke termijn belastingdienst.
Bewaartermijn papieren dossiers: Verwijdering na wettelijke termijn belastingdienst > Facturen.
Bewaartermijn papieren dossiers: Vorderingen kinderen/gegevens kinderen> Verwijdering direct na afzwemmen laatste diploma.
Delen van persoonsgegevens met derden
Zwemschool Born 2 Swim deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Zwemschool Born 2 Swim blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Zwemschool Born 2 Swim jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming.

Welke gebruiker heeft inzicht    Welke gegevens toegang     Functie

Snelstart                                   NAW + Betalingsgegevens     Boekhoudprogramma
Zwemscore                               NAW + Vorderingen kind        Zwemadministratie
EHBA Hardenberg                    NAW + Betalingsgegevens    Boekhouder
Zweminstructrices/instructeurs NAW + Vorderingen kind        Lesgever(s)
P. Schoenmakers                     NAW + Betalingsgegevens     Administratief medewerker

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Zwemschool Born 2 Swim gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Zwemschool Born 2 Swim en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar administratie@zwemschoolborn2swim.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Zwemschool Born 2 Swim wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Zwemschool Born 2 Swim neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via administratie@zwemschoolborn2swim.nl. Zwemschool Born 2 Swim heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

– Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
– TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
– Alarm beveiliging + beveiliginsbedrijf voor inbraakpreventie op kantoor
– Papieren dossiers op kantoor in afgesloten kasten.
– beveiliging met wisselende wachtwoorden op PC’s, Tablets en mobiele telefoons.

Welke rechten heeft u:

  • Recht op inzage, rectificatie of wissen van de persoonsgegevens. U heeft het recht op inzage, rectificatie of wissen van de persoonsgegevens. Hiervoor kunt u contact opnemen met de administratie: administratie@zwemschoolborn2swim.nl In zwemscore kunt u de gegevens laten verwijderen na het behalen van het laatste diploma, dit wordt automatisch 6 maanden na behalen gedaan.
    Voor het wissen van de gegevens dient u wel te weten dat wij naar de belastingdienst een bewaarplicht hebben van 7 jaar. De NAW gegevens op de facturen kunnen wij dus niet wissen binnen die 7 jaar.U kunt t.a.t. een afspraak met Dianne maken voor inzage in de gegevens van u/uw kind.
  • Categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens:
    De gegevens die u invoert zijn zichtbaar voor:
    – Administratieve medewerkers van Zwemschool Born 2 Swim.
    – De zweminstructeurs kunnen alleen de naam, geboortedatum en startdatum van de kinderen zien en het doorgegeven telefoonnummer in geval van nood (in het zwemscore systeem).
    – Administratiekantoor EHBA-Hardenberg.
    – Plan plan internet medewerkers service desk – Zwemscore systeem.
  • U heeft het recht om toestemming te kunnen beperken, én weer te kunnen intrekken.
  • U heeft het recht op dataportabiliteit
  • Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  • Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  • Het recht op het indienen van klachten bij de AP. De AP is verplicht deze klachten in behandeling te nemen. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Wat doen wij:

  • Beschermen van persoonsgegevens

    Wij zorgen ervoor dat de gegevens niet zomaar inzichtelijk zijn voor onbevoegden. Dat betekent dat de dossiers goed beveiligd moeten zijn. Dit geldt voor zowel digitale als papieren dossiers. Deze worden achter slot en grendel bewaard, of beveiligd met een zorgvuldig gekozen wachtwoord. Ook is het belangrijk dat de wij voldoende aandacht hebben voor digitale veiligheid en de manier waarop zweminstructeurs met de leerlinggegevens omgaan.

  • Beveiliging van de website, voor een beveiligde invoer van uw gegevens.
  • Beveiliging van alle apparaten waarmee ingelogd wordt op ons systeem (computers, tablets, mobiele telefoons).
  • Alleen de naam van de kinderen in de map bij het zwembad, telefoonnummers en andere gegevens dienen instructeurs op te zoeken in het systeem wanneer zij dit nodig zijn.

Mocht u vragen hebben over ons beleid in verwerking van persoonsgegevens dan kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.

zwemschoolborn2swim.nl